Es ist Donnerstagnachmittag, halb fünf. Du sitzt noch am Schreibtisch, während die meisten deines Teams längst ihre Laptops zugeklappt haben. Dein Kalender ist voll bis auf den letzten Slot, deine To-do-Liste wächst schneller als du sie abarbeiten kannst, und gerade hat dich ein Kollege aus einer anderen Abteilung gefragt, ob du morgen früh doch noch schnell sein Projekt mit übernehmen könntest. Nur kurz, natürlich. Wäre super nett von dir.

Und du hörst dich sagen: „Ja, klar, ich schau mal, was ich machen kann.“

Kennst du das? Ich glaube, du kennst das. Und ich glaube auch, dass du dabei innerlich seufzt, während du gleichzeitig nicht weißt, wie du es hättest anders sagen sollen. Denn als Führungskraft, gerade als Frau in einer neuen oder noch recht frischen Rolle, klebt an dem kleinen Wörtchen „Nein“ ganz viel dran. Die Angst, nicht mehr gemocht zu werden. Die Sorge, als schwierig, nicht nett oder wenig teamfähig zu gelten. Das ungute Gefühl, jemanden zu enttäuschen.

Ich sage dir heute ganz direkt: Diese Angst ist verständlich, sie ist weit verbreitet, und sie kostet dich langfristig sehr viel mehr als das Unbehagen eines klaren Neins.

Das Dilemma der „netten Chefin“

Es gibt ein Phänomen in der Führungsforschung, das ich mit meinen Klientinnen immer wieder bespreche, weil es so wunderbar auf den Punkt bringt, womit Frauen in Führungspositionen kämpfen: das sogenannte Doppelbindungs-Dilemma.

Die Forschung zeigt es ziemlich klar: Wenn Frauen in Führung typisch „weibliches“ Verhalten zeigen – also warm, empathisch, anpassungsbereit – dann werden sie gemocht, aber nicht als besonders starke Führungskraft wahrgenommen. Zeigen sie hingegen das, was klassischerweise als durchsetzungsstarkes Führungsverhalten gilt – also klare Ansagen, Grenzen, Entscheidungen ohne endlose Abstimmungsrunden – werden sie zwar als kompetente Führungsperson anerkannt, aber gleichzeitig oft als kalt oder schwierig empfunden.

Kurz gesagt: Gemocht oder respektiert. Beides auf einmal geht angeblich nicht.

Dieses Dilemma ist real, und ich will es nicht kleinreden. Aber ich möchte dir eine andere Perspektive anbieten: Was, wenn die Prämisse falsch ist? Was, wenn es gar nicht darum geht, zwischen Wärme und Klarheit zu wählen, sondern darum, beides so zu kombinieren, dass du weder Autorität noch Verbindung opferst?

Genau das ist nämlich, was Grenzen setzen als Führungskraft leisten kann, wenn du lernst, es richtig zu machen.

Warum Grenzen setzen dich stärker macht, nicht schwächer

Lass mich mit einer Zahl beginnen, die mich wirklich nachdenklich macht: Laut der „Women in the Workplace“-Studie von McKinsey und Lean In berichteten zuletzt sechs von zehn Frauen in Führungspositionen von regelmäßigem Burnout – der höchste Wert seit Beginn der Erhebung. Gleichzeitig stagniert der Anteil von Frauen in Top-Führungspositionen weiterhin, trotz aller Bemühungen.

Ich behaupte, dass diese beiden Phänomene direkt zusammenhängen. Denn wer nicht Nein sagen kann, übernimmt zu viel. Wer zu viel übernimmt, hat keine Energie mehr für die Dinge, die wirklich zu seiner Führungsaufgabe gehören. Und wer dauerhaft im Energieminus läuft, brennt irgendwann aus oder tritt auf der Stelle, statt sich weiterzuentwickeln.

Grenzen zu setzen ist also keine egoistische Geste. Es ist strategische Selbstführung.

Und noch etwas, das ich aus meiner Arbeit mit Führungskräften immer wieder erlebe: Ein klares Nein schafft Respekt. Klarheit ist Wertschätzung. Menschen, die wissen, was sie tun und was sie nicht tun, die ihren Wirkungsbereich klar definieren und einhalten, werden als souveräner wahrgenommen. Und Klarheit ist in meiner Welt eine der attraktivsten Führungseigenschaften überhaupt.

Du gibst deinem Team damit auch etwas ganz Wichtiges: ein Modell. Wenn du zeigst, dass Grenzen setzen okay ist, gibst du deinen Mitarbeitenden die Erlaubnis, es auch zu tun. Du baust eine Kultur, in der Überlastung kein Heldenstatus ist, sondern ein Signal, dass etwas aus dem Gleichgewicht geraten ist. Das ist modernes, gesundes Leadership, und es hat mit Stärke deutlich mehr zu tun als mit Verweigerung.

Wie du lernst, Nein zu sagen, ohne Verbindung zu verlieren

Hier ist die gute Nachricht: Grenzen setzen und sympathisch bleiben schließen sich nicht aus. Es kommt auf das Wie an und das lässt sich lernen.

In meinen Seminaren arbeite ich mit einem ganz einfachen Drei-Schritte-Modell, das ich dir hier mitgeben möchte. Es klingt simpel und das ist es auch. Und trotzdem brauchen die meisten von uns ein bisschen Übung, bis es sich natürlich anfühlt.

Schritt 1: Wertschätzung und Verständnis zeigen. Bevor du Nein sagst, gibst du der anderen Person kurz das Gefühl, gehört zu werden. Nicht als Weichmacher, sondern weil es ehrlich ist. Sätze wie „Danke, dass du dabei an mich gedacht hast“ oder „Ich verstehe, dass dir das Thema wichtig ist“ kosten dich drei Sekunden und sie signalisieren: Ich nehme dich ernst. Ich sage nicht Nein, weil mir dein Anliegen egal ist.

Schritt 2: Klare Absage. Und dann kommt das Nein. Klar, ohne Entschuldigung, ohne zwanzig Konjunktive. „Ich möchte das nicht übernehmen“ ist ein vollständiger Satz. „Ich kann es aktuell nicht übernehmen“ auch. Kein „Ich weiß nicht ob“, kein „Es tut mir so leid, aber vielleicht könnte ich doch irgendwie…“. Die Klarheit ist der Respekt.

Schritt 3: Alternative oder Brücke anbieten. Wenn es passt, bietest du einen Ausweg an, aber nur, wenn du ihn auch wirklich meinst. „Ich kann dir anbieten, dass ich es am Dienstag anschaue“ ist ein echtes Angebot. Oder: „Ich kann dir jemanden empfehlen, der dafür besser aufgestellt ist.“ Damit zeigst du, dass du lösungsorientiert denkst, ohne dich selbst zu verbiegen.

Das klingt zusammen ungefähr so: „Danke, dass du dabei an mich gedacht hast. Ich merke, dass dir das wichtig ist. Ich kann das aktuell nicht übernehmen, aber ich kann dir empfehlen, dich an Kollegin XY zu wenden.“

Na, wie klingt das für dich?

Wenn du noch mehr Inspiration brauchst: Greg McKeown beschreibt in seinem Buch Essentialismus vier verschiedene Arten, Nein zu sagen – vom weichen Nein über das klassische „Lass mich meinen Kalender prüfen“ bis hin zum eleganten „Du kannst gerne X tun – ich werde Y machen.“

Dein Führungsstil, deine Regeln

Was mich an meiner Arbeit als Female Leadership Coach immer wieder begeistert, ist der Moment, in dem Frauen verstehen, dass Führung kein fixes Drehbuch ist, das sie auswendig lernen müssen. Es gibt keinen einen „richtigen“ Führungsstil, dem du entsprechen musst, um als Führungskraft anerkannt zu werden. Was es gibt, ist dein Weg, dein Stil, deine Art, Verantwortung zu tragen und gleichzeitig du selbst zu bleiben.

Grenzen setzen ist ein Teil dieses Weges. Nicht weil irgendein Lehrbuch es vorschreibt, sondern weil du langfristig nur dann wirkungsvoll führen kannst, wenn du weißt, was du trägst und was du loslässt. Wenn du weißt, wo du endest und wo andere beginnen. Wenn du nicht versucht, für alle alles zu sein, sondern für dein Team das zu sein, was du wirklich bist: klar, verlässlich, authentisch und präsent.

Also: Was wäre das eine Nein, das du diese Woche üben könntest? Ich bin gespannt, was sich verändert, wenn du es wagst.

Wenn du merkst, dass du dabei Unterstützung und einen sicheren Raum brauchst, um deinen eigenen Führungsstil zu entwickeln und auch in schwierigen Situationen souverän zu bleiben, dann lass uns sprechen. Mein Führungskräftecoaching ist genau dafür gemacht.

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Weitere Impulse für dich:

• Delegieren als Führungskraft: Warum es dir als Frau besonders schwerfällt
• Die 7 Fragen, die Frauen in Führung am meisten beschäftigen
• Umgang mit schwierigen Mitarbeitern: 5 Strategien, die du wirklich anwenden kannst

Übrigens: Ich biete zu den Themen über die ich schreibe auch Trainings für Unternehmen an. Falls das für dich und dein Unternehmen interessant ist oder du jemanden kennst, melde dich gern bei mir.